Assemblée générale par correspondance

Il n’est pas obligatoire de réunir physiquement les associés d’une SCI à l’occasion d’une assemblée générale. Cependant, un vote par correspondance n’est possible que si cette possibilité de consultation est prévue dans les statuts de la société.

Vote par correspondance et procuration

Dans toute SCI, il est possible de voter à une assemblée générale par procuration : l’associé qui ne peut pas participer à une assemblée conserve la possibilité de donner ses pouvoirs à un autre associé qui le représentera pour voter les résolutions proposées. Cette organisation permet de voter à distance, mais pas :
– pour la SCI, de faire l’économie de l’organisation physique d’une réunion des associés,
– pour l’associé représenté, de s’assurer du vote des résolutions. En effet, par sa procuration, l’associé donne tout pouvoir à l’associé physiquement présent à l’assemblée de le représenter. En d’autres termes, il lui donne ses voix, mais ne pourra vérifier qu’a posteriori que les votes qu’il envisageait ont bien été suivis, ses désidératas ne s’imposant pas à l’associé à qui il a confié sa procuration.

Aussi, il est possible de prévoir dans les statuts que cette consultation des associés pourra se faire à distance. Dans ce cas, la SCI ne tient pas une assemblée dans un lieu donné, mais organise le vote par correspondance de tous les associés. Chacun exprime alors à distance son vote des résolutions proposées, le gérant regroupe les voix exprimées et rend compte aux associés des décisions prises par l’assemblée.

Déroulement d’un vote par correspondance

Pour tenir une assemblée générale des associés par correspondance, une date doit être fixée pour voter les résolutions proposées. La raison de cette consultation doit être précisée (par exemple, approbation des comptes, voir nos exemples de procès-verbaux d’assemblée) et tous les documents nécessaires à l’information des associés pour comprendre les résolutions sont à leur transmettre par courrier recommandé (rapport de gestion, comptes annuels, état des comptes courants à la date de clôture...).

Les associés doivent alors renvoyer leurs votes des résolutions au siège de la SCI avant le délai prévu dans les statuts. En l’absence de précisions, ce délai est de 15 jours. Si un associé ne respecte pas ce délai, son vote n’est pas comptabilisé. De même, en l’absence de réponse, l’associé est considéré s’être abstenu.

Le gérant reçoit les votes des associés. Il comptabilise les votes valablement exprimés et vérifie d’une part le quorum et d’autre part les conditions de majorité prévues pour chaque résolution. Il rédige en conséquence le procès verbal de l’assemblée tenue à distance et l’envoie à tous les associés.

Clause à insérer dans les statuts

La possibilité d’un vote par correspondance doit obligatoirement figurer dans les statuts d’une SCI pour que cette solution puisse être retenue par son gérant.

Cette clause pourrait prendre la forme suivante :

Clause n° XX : Consultation écrite des associés

Le gérant peut procéder à la consultation écrite des associés. L’objet de cette consultation, les résolutions proposées au vote et tous les documents nécessaires aux associés sont envoyées à chacun par lettre recommandée avec accusé de réception au moins un mois avant la date prévue pour cette consultation.

Le récapitulatif des résolutions proposées indique pour chacune les mentions OUI / NON / ABSTENTION.

Les associés votent en barrant les mentions inutiles sur ce récapitulatif des résolutions et font parvenir au siège de la société leur vote par correspondance par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 15 jours avant la date prévue pour cette consultation.

En l’absence de réponse dans ce délai, les votes des associés ne sont pas pris en compte pour le vote des résolutions.

Le gérant conserve au siège social de la société les votes des associés et les annexe au registre spécial de tenue des assemblées.

Le procès-verbal de la consultation est adressé par le gérant à chaque associé par courrier simple dans un délai de 8 jours.