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Convocation courrier électronique
Un décret a autorisé l’utilisation des convocations électroniques des copropriétaires à une assemblée puis pour leur permettre d’accuser réception du procès-verbal correspondant.
Les gérants de société civile immobilière le savent bien, lorsqu’un bien est détenu en copropriété, de nombreux documents sont à recevoir par recommandé, ce qui constitue une double contrainte pour le bailleur :
– un coà »t de fonctionnement important pour la copropriété (surtout lorsque l’AG doit se tenir en deux fois, en raison de la taille de la copropriété et de la durée interminable de cette assemblée !),
– l’obligation d’aller régulièrement chercher des convocations ou procès-verbaux auprès de son bureau de Poste, dès lors que l’on travaille aux mêmes heures que son facteur (ou que celui-ci ne se donne même pas la peine de sonner à votre porte, comme c’est souvent le cas à Paris)...
Loi Alur et convocation électronique
La loi Alur de 2015 est venue modifier le droit des copropriétés quant aux possibilités de convoquer les copropriétaires par voie électronique, mesures applicables depuis la fin de l’année 2015.
Les copropriétaires pourront donc recevoir par email :
– leurs convocations aux assemblées générales, à la demande du syndic,
Рles proc̬s-verbaux de ces assembl̩es,
Рune mise en demeure du syndic lorsque des charges demeurent impay̩es,
– et dans des cas plus exceptionnels, la convocation à une AG par le président du tribunal d’instance à la demande d’un copropriétaire, la demande tendant à la désignation d’un mandataire ad hoc, l’ordonnance qui désigne un administrateur provisoire...
Définition d’une lettre recommandée électronique
C’est l’article 1369-8 du Code civil qui précise le fonctionnement d’une lettre recommandée électronique.
Un tiers doit informer le destinataire du courrier électronique et du nom de son expéditeur. Ce tiers doit ensuite pouvoir certifier que ce courrier a bien été remis au destinataire. Un avis de réception est alors envoyé à l’expéditeur.
Détails sur la mise en place des courriers électroniques
L’article 64 de la loi de 1965 régissant les copropriétés a été modifié en octobre 2015.
Cet article précise le fonctionnement des convocations par courrier électronique. Un registre, prévu à l’article 17 de cette même loi, est complété par le syndic de l’immeuble en fonction des demandes des copropriétaires de recevoir leurs convocations par lettre électronique.
Ce registre est notamment complété :
– lors des assemblées générales annuelles, lorsque l’accord d’un copropriétaire est formulé à cette occasion,
– suite à la demande expresse formulée par email à tout moment de l’année auprès du syndic.
Ensuite, le copropriétaire peut, à tout moment, demander par email également de ne plus recevoir sous forme électronique ses notifications, et cette décision s’impose alors immédiatement au syndic (avec correction du registre).
Lorsque la pleine propriété d’un lot est séparée entre un usufruitier et un nue-propriétaire, chacun notifie distinctement au syndic son accord et adresse électronique.
Enfin, le syndic lui aussi peut recevoir légalement des notifications et mises en demeure des copropriétaires à la dernière adresse électronique qu’il aura communiquée.
Le courrier électronique peut être utilisé dans les copropriétés par le syndic pour réduire les coà »ts de gestion en convoquant par email les copropriétaires aux AG et leur transmettre les procès-verbaux de ces assemblés.