Contrairement au dépôt de garantie dont le montant ne peut en aucun cas être modifié en cours de bail, un bailleur a l’obligation de régulariser annuellement les appels de charges en fonction de leur montant réel.

Obligation régulariser les charges annuelles

Un bailleur a l’obligation de procéder à une régularisation des charges locatives annuelles en indiquant à son locataire le montant réel des charges annuelles récupérables. La régularisation portera sur la différence entre le montant de ces charges réelles et le total des provisions versées par le locataire durant la période.

Le bailleur doit donc transmettre à son locataire un décompte par nature de charges et dans les immeubles collectifs, le mode de répartition. Dans la pratique, le bailleur envoie à son locataire un courrier (voir l’exemple ci-dessous) en y joignant un récapitulatif des charges locatives ( pour les immeubles collectifs, celui établi par le syndic et indiquant la répartition des charges annuelles et le total des charges récupérables).

Dans un délai d’un mois, le bailleur devra rembourser son locataire ou le locataire devra régler le complément de charges demandées. Durant ce délai les pièces justificatives doivent être tenues à la disposition du locataire. Dans la pratique :
– soit le propriétaire possède ces pièces et doit les communiquer si son locataire les demande (cas relativement rare)
– soit le bien immobilier appartient à une copropriété gérée par un syndic et c’est alors le syndic qui possède les pièces justificatives des charges locatives. Dans ce cas, communiquer ces pièces comptables à son locataire, c’est prendre rendez-vous chez son syndic avec son locataire pour que ce dernier puisse prendre connaissance de ses charges locatives. Les honoraires de syndic qui découleraient de cet entretien sont à la charge du locataire. Une telle vérification n’a donc jamais lieu.

Modèle courrier régularisation charges annuelles

La Société Civile Immobilière "Rue Daguerre" (par abréviation SCI Rue Daguerre)
au capital de 1.500€00
ayant son siège social à Paris (75001) 18, impasse Lageole
immatriculée au R.C.S. de Paris sous le numéro D 875 012 278
(numéro de gestion 75 E 187)

A Paris, le 8 mai 2015

Monsieur Gerbault
17, rue Monteil
75018 Paris

Objet : régularisation des charges locatives année 2015

Cher Monsieur,

Nous vous informons de lé régularisation du montant des charges locatives de l’année 2011 du local professionnel que vous occupez à l’adresse 45, rue des Girolles.
Cette régularisation correspond à l’ajustement entre le montant des chargées réelles récupérables selon la comptabilité établie par le syndic de l’immeuble le Cabinet Tagine et la somme des acomptes que vous avez versés mensuellement à la SCI Les Santons.

Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Nous vous prions d’agréer, Cher Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

nom et signature du gérant

document joint : Nous vous prions de bien vouloir trouver ci-joint une copie du relevé des charges 2015 établi par le Cabinet Lenoir pour la copropriété du 17, rue Daguerre 75001 Paris.